Foto: Adam Clarkson (CC)
Trots att det pratats om det papperslösa samhället i närmare 20 är vi långt i från detta mål ännu. Visserligen har iPad och andra läsplattor hjälpt till en bit på vägen men det anländer fortfarande massor av papper i våra fysiska brevlådor som måste tas hand om.
Det bästa är förstås om vi helt slipper få brev och annat hemskickade till oss i fysiskt format och det finns ett par knep för att delvis lösa det. Men vi har också provat möjligheten att digitalisera det vi faktiskt får.
1. Gå direkt till källan
Hos flera myndigheter finns det nu möjlighet att helt avbeställa vissa utskick eller be att få dem i digital form. Är du småbarnsförälder blir du säkert glad av att Försäkringskassans utbetalningsutskick är ett sådant. Ett litet klick på “Mina sidor” hos forsakringskassan.se och dessa små gröna kuvert är ett minne blått. Även de orangea kuverten från Pensionsmyndigheten går att få digitalt.
Många medlemsorganisationer har en tidning som de gärna skickar ut. Unionen är en sådan och där är det inga problem att be dem sluta skicka Kollega som tidningen heter. Ett mail till medlemsservice hjälper.
Slutligen har vi adresserad direktreklam och då gärna i form av reklam för konsumentlån och kreditkort. För att slippa dessa finns det ett NIX-register att anmäla dig till precis som med telefonförsäljare. Här måste du dock ringa och beställa en blankett hos organisationen Swedma.
2. Använd dig av externa källor
Det finns ett par företag som vill bli en brygga mellan företagen och dig som konsument. Genom att bli kund till dessa så får du all post från anslutna företag till din digitala brevlåda hos respektive tjänster.
De vi känner till är Brevo och Kivra (som snart kommer att bli ett och samma efter ett uppköp). Kivra har även en iPhone-app så att du kan läsa din digitala post på språng. Båda tjänsterna är gratis att använda.
Men det finns också en intressant doldis i sammanhanget. Minameddelanden.se är en tjänst från staten som Skatteverket, Bolagsverket samt Transportstyrelsen är anslutna till. Tanken är att det skall bli en komplett tjänst för de flesta av våra myndigheter. Här kan du bland annat få information om genomförda RUT- och ROT-avdrag.
Som kuriosa kan tilläggas att de samlade portokostnaderna för de svenska myndigheterna nästan uppgick till en miljard kronor förra året.
3. Räkningar
Nästan alla företag erbjuder någon form av möjlighet att få räkningar digitalt. Det absolut vanligaste är autogiro men många har också e-faktura. Dessa kan i sin tur vara bundna till din internetbank men vissa har också möjligheten att maila ut fakturan till dig.
4. Scanna
Trots ovanstående så lär det fortsätta komma en hel del papper till dig. Digitalisering av dessa löser du bäst med hjälp av en scanner. Vi bad Canon skicka ett testexemplar av en som hanterar dokument
.
Det blev den minimalistiska Canon P-215 som inte täcker mer än en ett tredjedels A4-papper när den är ihopvikt. Produkten fungerade bättre än vi kunde ana.
P-215 har endast en knapp och den ställer vi in via mjukvaran på datorn. Det går att göra så att den scannar direkt till exempelvis Evernote eller Google Docs men också vilken mapp som helst vilket gör att vi enkelt får in våra dokument i Dropbox. Allt blir sökbart ner på bokstavsnivå oavsett vad vi väljer att scanna till.
Processen är mycket simpel – vi lägger i de papper vi vill digtalisera, trycker på knappen, ser hur de går igenom en efter en och sedan är det klart. Den scannar alltså på båda sidorna automatiskt. Filerna läggs i vårt fall i mappen osorterat och sedan ordnar vi dem vi efter tycke och smak när det är extra dåligt väder ute.
Scannern kopplas in via en eller två USB-utgångar beroende på hur snabbt vi vill att det skall gå – ingen extern ström behövs. Det finns också möjlighet att köpa till en trådlös modul till P-215.
Företaget har en rad olika modeller och vår favorit är Canon DR-C125W som är hyfsat snygg på skrivbordet och har inbyggt trådlöst nätverk. Priset är dock närmare 5000 kronor.
Det enda som inte bör scannars in är original med underskrifter. Men om du fixar allting annat krävs ingen stor pärm för det som blir kvar.